Portal Pracowniczy – cyfrowe miejsce pracy dla uczelni

Intranet i komunikacja

Portal pełni rolę centralnego źródła informacji dla pracowników uczelni. Ważne treści nie są rozproszone pomiędzy pocztą elektroniczną, dyskami sieciowymi i wieloma stronami internetowymi.

• Publikowanie aktualności i komunikatów oraz udostępnianie informacji wybranym grupom pracowników.

• Tworzenie tematycznych mikroportali, bazy wiedzy, instrukcji i procedur.

• Szybkie wyszukiwanie treści w jednym centralnym miejscu.

Baza wiedzy pracownika

Uporządkowana wewnętrzna baza wiedzy pozwala organizować treści w tematyczne mikroportale, dzięki czemu pracownik szybciej odnajduje informacje dotyczące konkretnego obszaru.

• Udostępniaj instrukcje, regulaminy, informacje kadrowe i procedury zakupowe.

• Publikuj materiały dotyczące realizacji projektów oraz informacje dla pracowników naukowych.

• Zbieraj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

Profile pracowników i jednostek

Każdy pracownik może mieć automatycznie utworzony profil, a analogiczne profile mogą być tworzone dla jednostek organizacyjnych.

• Dane z systemów uczelni, takie jak miejsce pracy i stanowisko, pracownik może uzupełnić o zakres obowiązków, kontakt i informacje zawodowe.

• Profile ułatwiają ustalenie, kto zajmuje się daną sprawą, do jakiej jednostki się zwrócić i jak skontaktować się z właściwą osobą.

• Dane profili mogą być wykorzystywane przez inne systemy uczelni, na przykład stronę internetową.

Inteligentna wyszukiwarka

Aktualności, bazę wiedzy oraz profile osób i jednostek można przeszukiwać z jednego miejsca.

• Jedno hasło pozwala znaleźć osoby, jednostki, artykuły, procedury, aktualności i komunikaty.

• Pracownik może odnaleźć instrukcję oraz sprawdzić, która osoba lub jednostka odpowiada za daną sprawę.

Samoobsługa kadrowo-płacowa

Portal udostępnia pracownikowi wybrane dane z systemu kadrowo-płacowego w wygodnym interfejsie webowym. Zakres zależy od konfiguracji.

• Dostęp do informacji o zatrudnieniu, historii zatrudnienia i wynagrodzeniach.

• Informacje miesięczne i roczne, urlopy oraz nieobecności.

• Dostęp do dokumentów podatkowych.

• Pracownik sprawdza potrzebne informacje samodzielnie i w dogodnym momencie, bez kontaktu z działem kadr lub płac.

Elektroniczne wnioski urlopowe

Obsługa urlopów to przykład cyfrowego procesu dostępnego w Portalu Pracowniczym.

• Pracownik wybiera rodzaj i termin urlopu, a następnie przesyła wniosek elektronicznie.

• Przełożony otrzymuje informację o dokumencie i może zaakceptować go w systemie.

• Dzięki integracji z systemem kadrowo-płacowym zatwierdzone dane mogą być automatycznie przekazane do tego systemu.

• Proces może odbyć się całkowicie cyfrowo, bez papierowego dokumentu i ręcznego przekazywania go między osobami.

Elektroniczny obieg dokumentów

Mechanizm obsługuje ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne i pozwala definiować ich przebieg w organizacji. Zdefiniowany obieg kieruje dokumentem dalej, więc pracownik nie musi wskazywać kolejnego adresata.

• Dokument może automatycznie trafić do konkretnej osoby, zespołu, przełożonego, kolejnego etapu akceptacji lub innego systemu.

• Cyfryzuj wnioski urlopowe i plany urlopowe, delegacje, faktury oraz wnioski zakupowe.

• Obsługuj elektronicznie świadczenia socjalne, umowy cywilnoprawne i skierowania na badania.

• Mechanizm można wykorzystać także do innych procesów administracyjnych uczelni.

Integracja – dane bez przepisywania

Portal może integrować się z innymi elementami środowiska IT uczelni. Ustrukturyzowane dokumenty po zakończeniu obiegu mogą automatycznie przekazywać zweryfikowane dane do systemów dziedzinowych.

• Zatwierdzony dokument może przekazać dane do systemu kadrowego, płacowego lub finansowo-księgowego.

• Integracje ograniczają ręczne przepisywanie danych i zmniejszają ryzyko pomyłek.

• Automatyczne przekazywanie danych przyspiesza obsługę spraw.

• Wymiana danych zwiększa spójność informacji pomiędzy systemami.