Sages wdraża system Uniplaner na Uniwersytecie Ignatianum w Krakowie

Zapewnienie sprawnie funkcjonującego harmonogramu zajęć to jedno z największych wyzwań operacyjnych każdej uczelni wyższej. Połączenie wymagań programowych, optymalnego wykorzystania infrastruktury oraz zróżnicowanych preferencji prowadzących i studentów wymaga zaawansowanych narzędzi technologicznych. Uniwersytet Ignatianum w Krakowie zdecydował się na współpracę z Sages, wdrażając dedykowany system Uniplaner, zintegrowany z centralnym środowiskiem USOS.

Nowa era w planowaniu zajęć na Uniwersytecie Ignatianum

Dotychczasowe procesy przygotowania harmonogramów na uczelniach wyższych opierały się w dużej mierze na ręcznym lub półautomatycznym dopasowywaniu zasobów. W Uniwersytecie Ignatianum harmonogramy planowane są centralnie przez zespół kilku planistów, którzy muszą uwzględniać dużą liczbę zależności i ograniczeń. Przy takiej organizacji pracy istotne staje się wykorzystanie narzędzi, które pozwalają lepiej koordynować cały proces, minimalizować ryzyko kolizji i sprawniej reagować na konieczność wprowadzania zmian.

Wdrożenie systemu Uniplaner przez Sages miało na celu automatyzację tego procesu.

Głównym założeniem projektu było nie tylko skrócenie czasu układania planu, ale również uwzględnienie wymogów dostępności cyfrowej i architektonicznej (standardy FERS / WCAG). System automatycznie przypisuje grupy i zajęcia do sal przystosowanych do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Rozwiązanie wspiera tworzenie bardziej dostępnego środowiska kształcenia i pozwala lepiej organizować zajęcia z myślą o osobach ze szczególnymi potrzebami, w tym z niepełnosprawnościami. W szerszej perspektywie wdrożenie Uniplanera jest więc nie tylko zmianą technologiczną, ale również kolejnym krokiem w kierunku wzmacniania dostępności uczelni.

Jak podkreśla Magdalena Kukuła, Kierownik Działu Nauki i Kształcenia Akademii Ignatianum w Krakowie, wdrożenie Uniplanera oznacza zmianę nie tylko w samym procesie planowania, ale również w sposobie podejścia do tego zadania:

Uniplaner daje nam możliwość wejścia na zupełnie inny poziom planowania zajęć. To narzędzie, które pozwala odwzorować nawet bardzo złożone konfiguracje harmonogramów i uwzględnić dużą liczbę zależności, ograniczeń oraz indywidualnych warunków, z którymi w praktyce mierzymy się przy planowaniu zajęć każdego semestru.

Jednocześnie system zmienia sam sposób myślenia o planowaniu. Coraz mniej chodzi o ręczne układanie kolejnych zajęć, a coraz bardziej o świadome zaprojektowanie reguł, parametrów i warunków, w których system ma znaleźć najlepsze możliwe rozwiązanie. Oznacza to przesunięcie dużej części pracy planistów na etap przygotowania i konfiguracji danych, a następnie analizę efektów pracy systemu. Planista nadal definiuje parametry, zasady, ograniczenia i priorytety, natomiast system wspiera go w analizie bardzo dużej liczby możliwych kombinacji i pomaga znaleźć rozwiązanie najlepiej odpowiadające przyjętym założeniom. I właśnie w tym tkwi największa wartość Uniplanera.

Dobrze skonfigurowany system może nie tylko usprawnić proces planowania, ale przede wszystkim pozwolić nam tworzyć harmonogramy lepiej dopasowane do rzeczywistych potrzeb uczelni, studentów i prowadzących. Im lepiej nauczymy się wykorzystywać jego możliwości, tym większe korzyści będziemy mogli osiągać w kolejnych semestrach.

Kluczowe funkcjonalności i korzyści wdrożenia

W ramach realizowanego wdrożenia Sages dostarczył narzędzie wspierające osoby odpowiedzialne za układanie harmonogramu zajęć na Uniwersytecie Ignatianum. Charakterystyka rozwiązania:

• Dwukierunkowa integracja z USOS: Uniplaner pobiera siatki studiów, strukturę grup oraz bazę sal, a po wygenerowaniu i zatwierdzeniu optymalnego planu automatycznie eksportuje go z powrotem do systemu USOS z zachowaniem pełnej spójności relacyjnej.
• Algorytmiczna optymalizacja: bezawaryjna eliminacja nakładania się terminów dla sal, wykładowców i studentów przy jednoczesnym minimalizowaniu przerw („okienek”) oraz dobowego obciążenia studentów.
• Uwzględnienie szczególnych potrzeb: automatyczne przypisanie sal spełniających kryteria dostępności dla osób o ograniczonej mobilności oraz uwzględnianie czasów przejścia między budynkami uczelni.
• Szybka obsługa zmian śródsemestralnych: elastyczność w modyfikowaniu planu w trakcie trwania roku akademickiego (np. odpracowania, zmiana obsady).

Przebieg prac wdrożeniowych

Projekt realizowany przez Sages obejmował:

1. Analizę przedwdrożeniową i projekt techniczny: precyzyjne zmapowanie reguł uczelnianych oraz zdefiniowanie warunków brzegowych dla algorytmu.
2. Instalację i integrację: uruchomienie Uniplanera na infrastrukturze uczelni i integrację z systemem dziekanatowym USOS.
3. Testowanie: weryfikację zgodności działania systemu z oczekiwaniami uczelni.
4. Szkolenia i asystę: przeszkolenie zespołu planistów oraz kadry IT Uniwersytetu Ignatianum z obsługi systemu.
5. Wsparcie powdrożeniowe: zapewnienie opieki serwisowej oraz dalszy rozwój oprogramowania.

Podsumowanie

Dzięki wdrożeniu systemu Uniplaner przez firmę Sages, Uniwersytet Ignatianum w Krakowie zyskał nowoczesną, cyfrową platformę, która znacząco skraca czas przygotowania rozkładu zajęć, eliminuje błędy ludzkie i kolizje oraz podnosi standardy dostępności cyfrowej i architektonicznej dla całej społeczności akademickiej. Synergia nowoczesnych algorytmów optymalizacyjnych z systemem USOS stanowi kolejny krok w cyfrowej transformacji uczelni.

Serdecznie dziękujemy władzom oraz zespołowi projektowemu Uniwersytetu Ignatianum w Krakowie za zaufanie, profesjonalizm oraz otwartość podczas całego procesu wdrożeniowego. Wspólne zaangażowanie i sprawna współpraca obu zespołów były kluczem do sukcesu tego wdrożenia.